Op 31 maart is het “Wereld Back-up dag”! Een jaarlijkse bewustmakingsdag met als doel om mensen eraan te herinneren hoe belangrijk het is om regelmatig een back-up te maken van hun data. Wanneer heb jij voor het laatst jouw back-up gecheckt? Hoe vaak wordt jouw bedrijfsdata geback-upt? En waarom is het zo belangrijk om een back-up te maken van jouw data? In dit artikel nemen we je mee in alle belangen en hoe je jouw data strategisch back-upt.
Wat is een back-up?
De letterlijke vertaling van back-up is kopie, wanneer we het hebben over een back-up van data wordt er dus bedoeld een kopie te maken van de originele data die opgeslagen staat op een apparaat. Deze kopie kun je op jouw harddrive van jouw apparaat opslaan of in de cloud. Doordat we steeds meer opslag nodig hebben voor onze data, groeit logischerwijs ook de opslag die nodig is voor de kopie van deze data.
Waarom is een back-up maken belangrijk?
Naast het voorkomen van dataverlies is het maken van een back-up om diverse redenen belangrijk:
- Ransomware: Virussen en malware kunnen ervoor zorgen dat bestanden worden aangepast of verwijderd. Ook kunnen ze er voor zorgen dat volledige servers of computers niet meer werken. Ransomware is de laatste jaren veel in het nieuws en kan ervoor zorgen dat bestanden versleuteld worden. Dan is een back-up vaak de enige oplossing om zonder het betalen van losgeld weer te kunnen beschikken over jouw data en systemen.
- Herstellen van data: Een back-up kan helpen om bestanden te herstellen indien er toch data verloren is gegaan. De meest recente back-up kan worden gehaald om vervolgens jouw gegevens te herstellen, waardoor kostbare bestanden niet voorgoed verloren zijn.
- Storingen in Hardware: Hardware zoals laptops, servers of diensten van cloud leveranciers waar jouw bestanden en applicaties op draaien, kunnen op verschillende lagen een (onverwachte) storing krijgen, waardoor dataverlies optreedt. Als voorbeeld kan je denken aan een harddisk die kapot gaat. Als herstelactie is het terugzetten van een systeemkopie vereist. Dit geeft je toegang tot de applicaties. Alleen de bestaande kopieën terugzetten volstaat niet.
- Menselijke fout: Wanneer een medewerker per ongeluk bestanden verwijdert, is dat misschien niet altijd direct duidelijk. Vaak wordt dit pas maanden later vastgesteld. De “retentie” waar je bepaalt hoe ver een back-up terug kan in de geschiedenis, is hier belangrijk.
Hoe maak je een back-up?
Organisaties maken vaak een back-up van hun belangrijke bedrijfsdata, werkbestanden, e-mails of CRM-systemen. Dit omdat wanneer er data verloren zou gaan er een back-up geraadpleegd kan worden om deze data te herstellen. Een back-up maken kan op verschillende manieren, maar met af en toe wat bestanden naar een externe harde schijf kopiëren ben je er niet. Een goede back-up maken doe je door de volgende pijlers te volgen:
- Maak dagelijks een back-up: Hoe vaker je een back-up maakt, hoe beter. Met een dagelijkse back-up houd je je actuele werk goed bij. Dus hoe vaker je de back-up maakt, hoe minder het je kost als het dan toch mis gaat.
- Maak een back-up op een fysieke en digitale locatie: Er kunnen meerdere omstandigheden spelen waarom je jouw back-up nodig hebt. Zo is een fysieke back-up niet bestand tegen brand en is een digitale back-up niet bestand tegen hacken. Maak je back-up dus op verschillende locaties, fysiek (bijvoorbeeld op een externe harde schijf) én digitaal (oftewel in de cloud).
- Test regelmatig of een back-up werkt: Je weet pas of jouw back-up voldoende zal zijn, als je die getest hebt. Zet daarom periodiek een gemaakte back-up terug en controleer of alles naar behoren werkt.
Binnen SQUARE Concepts ondersteunen wij ook het onderhoud van jouw digitale producten. Welke producten dit zijn lees je op: https://www.squareconcepts.nl/expertises/