Home » Begrippen » Wat is PIM (Product Information Management)?

Wat is PIM (Product Information Management)?

PIM staat voor Product Information Management en is een systeem waarmee je productdata centraal beheert en distribueert naar alle verkoopkanalen en communicatieplatforms. In plaats van productinformatie verspreid te bewaren in Excel-bestanden, ERP-systemen, e-commerceplatforms en drukwerkmappen, heb je met een PIM één centrale bron van waarheid voor alle productgegevens. Een retailer met duizenden artikelen die verkoopt via een eigen webshop, bol.com, een gedrukte catalogus en fysieke winkels, heeft op elk kanaal consistente en volledige productinformatie nodig. PIM-systemen zoals Akeneo, Pimcore, Salsify en inRiver helpen bedrijven om productomschrijvingen, technische specificaties, afbeeldingen, video’s, prijzen en vertaalde content te beheren en in de juiste formats naar elk kanaal te exporteren. Het resultaat is minder fouten, snellere time-to-market voor nieuwe producten en een betere klantervaring door consistente, rijke productinformatie.

Waarom is een PIM-systeem nodig?

De noodzaak voor een PIM wordt groter naarmate jouw productassortiment, het aantal verkoopkanalen en de internationalisering van jouw bedrijf toenemen. Zonder PIM zie je de volgende problemen regelmatig optreden:

Productinformatie staat in meerdere systemen en is inconsistent: de webshop toont andere specificaties dan de gedrukte folder.
Het bijwerken van één productattribuut vereist handmatige aanpassingen op tien verschillende plekken.
Vertalingen worden slecht beheerd, waardoor buitenlandse webshops incomplete of onjuiste productbeschrijvingen tonen.
Het toevoegen van een nieuw product aan het assortiment duurt weken door handmatige processen.
Afbeeldingen en technische documenten zijn versnipperd over servers, e-mails en gedeelde schijven.

Een PIM lost al deze problemen op door één gestructureerde omgeving te bieden voor het volledige beheer van productdata.

Welke data beheert een PIM-systeem?

Een PIM is ontworpen voor rijke, beschrijvende productdata. Dat omvat meer dan alleen naam en prijs:

Basisproductattributen

Productnaam, SKU en EAN/barcode
Beschrijvingen (kort en lang) in meerdere talen
Categorieën en tags voor navigatie en zoekoptimalisatie

Technische specificaties

Afmetingen, gewicht, materialen en kleuropties
Technische certificaten en veiligheidsinformatie
Compatibiliteitsinformatie en onderdeelnummers

Digitale assets

Productafbeeldingen in verschillende resoluties en formaten
Video’s, 360-graden foto’s en 3D-modellen
Handleidingen, datasheets en installatiegidsen

Commerciële informatie

Prijzen per kanaal, regio of klantsegment
Promotie-informatie en bundelconfiguraties
SEO-metadata voor webshops en zoekmachines

Hoe integreert een PIM met andere systemen?

Een PIM staat zelden op zichzelf; het is de spil in een ecosysteem van bedrijfssystemen die allemaal productdata nodig hebben of leveren.

Upstream: waar data vandaan komt

Productdata komt vaak vanuit meerdere bronnen. Het ERP-systeem levert voorraadnummers, prijzen en leveranciersinformatie. Leveranciers sturen productsheets en technische specificaties. De inkoopclub of de merkeigenaar levert marketing content. Een PIM fungeert als de landing zone voor al deze data, waarna redacteuren de informatie verrijken, vertalen en valideren.

Downstream: waar data naartoe gaat

Vanuit het PIM wordt de verrijkte productdata gepubliceerd naar alle uitgaande kanalen:

E-commerceplatforms: Magento, Shopify, WooCommerce, Salesforce Commerce Cloud
Marktplaatsen: bol.com, Amazon, Zalando, Google Shopping
Drukwerk en catalogi: Via koppeling met InDesign of Adobe Experience Manager
Retailpartners: Via productdatafeeds in GS1-formaat of retailer-specifieke formats
Contentplatforms: CMS-systemen voor landingspagina’s en campagnes

PIM versus ERP versus DAM: wat is het verschil?

Drie systemen worden regelmatig verward bij gesprekken over productdata:

ERP (Enterprise Resource Planning): Beheert operationele data zoals voorraad, inkooporders, boekhouding en logistiek. ERP bevat basisproductregistraties maar is niet ontworpen voor rijke, meertalige marketingcontent.
PIM (Product Information Management): Beheert alle beschrijvende en commerciële productdata voor gebruik in communicatie en verkoopkanalen. Hier verrijkt jouw team de data en bereidt het voor op publicatie.
DAM (Digital Asset Management): Beheert digitale bestanden zoals afbeeldingen, video’s en documenten. Een DAM is gespecialiseerd in het opslaan, organiseren en distribueren van media. Veel PIM-systemen hebben een ingebouwde DAM of integreren ermee.

Voordelen van een PIM-implementatie

Snellere time-to-market: Nieuwe producten worden sneller gelanceerd doordat het dataverrijkingsproces gestroomlijnd en geautomatiseerd is.
Consistente klantervaring: Elke klant, op elk kanaal, ziet dezelfde correcte en volledige productinformatie.
Minder retouren: Rijke, accurate productinformatie vermindert teleurstelling bij klanten en daarmee het aantal retouren.
Schaalbaarheid: Je kunt duizenden extra producten of nieuwe verkoopkanalen toevoegen zonder lineaire groei in handmatig werk.
Betere SEO: Unieke, rijke productbeschrijvingen per kanaal verbeteren jouw vindbaarheid in zoekmachines.

Conclusie

Een PIM-systeem is onmisbaar voor bedrijven die een omvangrijk productassortiment beheren en via meerdere kanalen verkopen. Het centraliseert alle productdata, elimineert inconsistenties, versnelt het publicatieproces en verbetert de kwaliteit van de klantervaring op elk verkooppunt. De initiële investering in een PIM, zowel in software als in het inrichten van datamodellen en werkstromen, verdient zich terug via minder handmatig werk, hogere conversieratio’s en minder productfouten. Begin met een duidelijke inventarisatie van jouw huidige productdata, jouw kanalen en jouw groeiwensen, en kies een PIM die past bij jouw organisatiegrootte en het gewenste integratieniveau.