Met behulp van SQUARE Concepts optimaliseert Berki service en onderhoud met digitaal systeem
Service en Onderhoud SaaS-oplossing implementatie
Berki Brandbeveiliging
Berki Brandbeveiliging B.V. is een toonaangevend brandbeveiligingsbedrijf gevestigd in Wijchen, Gelderland. Sinds de oprichting in 1993 heeft Berki zich ontwikkeld tot een betrouwbare partner in brandveiligheid, met een breed scala aan diensten, waaronder advies, verkoop, onderhoud en opleidingen op het gebied van brandbeveiliging. Het bedrijf bedient diverse sectoren, waaronder industrie, overheid, petrochemie, luchtvaart en zorg, en staat bekend om zijn innovatieve oplossingen en klantgerichte aanpak.
De case
Het beheren van service en onderhoud aan een groot aantal brandveiligheidsobjecten, zoals brandblussers, brandslanghaspels en noodverlichtingen, is een complexe taak. Voorheen werden onderhoudsgegevens handmatig bijgehouden, wat leidde tot onoverzichtelijke communicatie, foutgevoelige planning en onnodige belasting van het team.
Berki wilde dit proces professionaliseren en automatiseren. Het doel: meer grip op de onderhoudsactiviteiten, minder handmatig werk en vooral meer rust en overzicht voor zowel medewerkers als klanten.
De scope
Voor het optimaliseren van hun service- en onderhoudsproces was een fundamentele digitale transformatie nodig bij Berki. De bestaande werkwijze — met papieren formulieren en Excel-overzichten — voldeed niet meer aan de groeiende eisen van het bedrijf. Het plannen en registreren van onderhoud en keuringen werd te foutgevoelig en kostte onnodig veel tijd.
Samen met SQUARE Concepts is gekeken naar een oplossing die niet alleen de huidige knelpunten zou oplossen, maar ook schaalbaar is voor de toekomst. Het nieuwe Digitale Registratie Systeem (DRS) vormt nu de spil van het servicemanagementsysteem. Monteurs kunnen eenvoudig meldingen doen vanaf hun eigen toestel, en alle informatie over objecten, onderhoudsbeurten, keuringshistorie en locatiegegevens wordt centraal opgeslagen en inzichtelijk gemaakt.
Het dashboard
Het dashboard vormt het centrale zenuwstelsel van het nieuwe servicemanagementsysteem van Berki. Via dit online platform worden alle serviceactiviteiten overzichtelijk beheerd en aangestuurd. Zo kunnen onderhoudsbezoeken vooraf gepland worden, maar is het voor klanten ook mogelijk om zelf serviceaanvragen in te dienen — eenvoudig en direct via het dashboard.
Daarnaast bevat het systeem een slimme facturatiemodule. Wekelijkse onderhoudsbezoeken worden automatisch gebundeld en op maandbasis gefactureerd. Eventuele extra werkzaamheden of gebruikte onderdelen worden daarbij automatisch toegevoegd aan de juiste factuur. Dit voorkomt administratieve fouten en bespaart veel tijd.
Tot slot is het dashboard gekoppeld aan het boekhoudpakket, waardoor alle financiële gegevens realtime worden doorgestuurd naar de administratie. Zo blijft alles centraal, actueel en volledig inzichtelijk — van planning tot betaling.
De app
De servicemonteurs van Berki werken met een speciale app die hen ondersteunt bij het uitvoeren en registreren van onderhoudsbezoeken — zowel op locatie bij de klant als in de eigen werkplaats. Zodra een onderhoudsbezoek is ingepland, verschijnt deze automatisch in de app van de betreffende monteur, gesorteerd op volgorde van de geplande route. Zo weet iedere monteur precies waar hij wanneer moet zijn en wat er moet gebeuren.
Elke aanvraag kan volledig in de app worden afgehandeld. Opmerkingen, bijzonderheden, foto’s en gebruikte onderdelen kunnen direct ter plaatse worden toegevoegd. Is een reparatie op locatie niet mogelijk? Dan biedt de app ondersteuning bij het registreren van een vervangend object, zodat de klant direct verder kan met een veilige omgeving.
Ook in de werkplaats wordt de app gebruikt voor het vastleggen van alle verrichte werkzaamheden. Per object wordt exact bijgehouden welke handelingen zijn uitgevoerd, welke onderdelen zijn gebruikt, en welke kosten hieruit voortvloeien. Deze gegevens worden automatisch doorgezet naar het dashboard, waar ze gekoppeld worden aan de juiste factuur en klant.
Door deze app heeft Berki nu volledige grip op het servicetraject: van melding tot afhandeling en facturatie — alles in één stroom, volledig digitaal.
