Met hulp van SQUARE Concepts digitaliseert Emkes Lease het volledige serviceproces van hun bezorgvloot
Service en Onderhoud SaaS-oplossing implementatie
Emkes Lease
Emkes Lease is een full-service leasemaatschappij gespecialiseerd in de mobiliteit van bezorgdiensten. Vanuit Groesbeek levert het bedrijf elektrische en benzine bezorgscooters en e-bikes aan bedrijven en instellingen in heel Nederland. Klanten als Domino’s, Subway, New York Pizza en Sushi Point vertrouwen dagelijks op de flexibiliteit en service van Emkes Lease. Dankzij een eigen werkplaats, een gestandaardiseerd wagenpark en een netwerk van servicewagens kunnen zij rekenen op snelle omruilservice, vast onderhoud en volledige ontzorging.
De case
Het beheren van service en onderhoud aan een grote vloot bezorgvoertuigen is geen eenvoudige opgave. Zeker niet wanneer aanvragen verspreid binnenkomen via telefoon, Excel en Whatsapp. Dit leidde tot onoverzichtelijke communicatie, foutgevoelige planning en onnodige belasting van het team.
Emkes Lease wilde dit proces professionaliseren en automatiseren. Het doel: meer grip op de serviceaanvragen, minder handmatig werk en vooral meer rust en overzicht voor zowel medewerkers als klanten.
De scope
Voor het optimaliseren van hun service- en onderhoudsproces was een fundamentele digitale transformatie nodig bij Emkes Lease. De bestaande werkwijze — met losse notities, Excel-overzichten en communicatie via telefoon of Whatsapp — voldeed niet meer aan de groeiende eisen van het bedrijf. Het plannen en registreren van onderhoud en storingen werd te foutgevoelig en kostte onnodig veel tijd.
Samen met Emkes Lease is gekeken naar een oplossing die niet alleen de huidige knelpunten zou oplossen, maar ook schaalbaar is voor de toekomst. De nieuwe app en het gekoppelde dashboard vormen nu de spil van het servicemanagementsysteem. Medewerkers kunnen eenvoudig meldingen doen vanaf hun eigen toestel, en alle informatie over voertuigen, servicebeurten, onderhoudshistorie en ritgegevens wordt centraal opgeslagen en inzichtelijk gemaakt.
Het dashboard
Het dashboard vormt het centrale zenuwstelsel van het nieuwe servicemanagementsysteem van Emkes Lease. Via dit online platform worden alle serviceactiviteiten overzichtelijk beheerd en aangestuurd. Zo kunnen servicebezoeken vooraf gepland worden, maar is het voor klanten ook mogelijk om zelf serviceaanvragen in te dienen — eenvoudig en direct via de app of het dashboard.
Daarnaast bevat het systeem een slimme facturatiemodule. Wekelijkse servicebezoeken worden automatisch gebundeld en op maandbasis gefactureerd. Eventuele extra werkzaamheden of gebruikte onderdelen worden daarbij automatisch toegevoegd aan de juiste factuur. Dit voorkomt administratieve fouten en bespaart veel tijd.
Tot slot is het dashboard gekoppeld aan het boekhoudpakket Boekhoud Gemak, waardoor alle financiële gegevens realtime worden doorgestuurd naar de administratie. Zo blijft alles centraal, actueel en volledig inzichtelijk — van planning tot betaling.
De app
De servicemonteurs van Emkes Lease werken met een speciale app die hen ondersteunt bij het uitvoeren en registreren van servicebezoeken — zowel op locatie bij de klant als in de eigen werkplaats. Zodra een serviceaanvraag is ingepland, verschijnt deze automatisch in de app van de betreffende monteur, gesorteerd op volgorde van de geplande route. Zo weet iedere monteur precies waar hij wanneer moet zijn en wat er moet gebeuren.
Elke aanvraag kan volledig in de app worden afgehandeld. Opmerkingen, bijzonderheden, foto’s en gebruikte onderdelen kunnen direct ter plaatse worden toegevoegd. Is een reparatie op locatie niet mogelijk? Dan biedt de app ondersteuning bij het registreren van een voertuigruil, zodat de klant direct verder kan met een vervangende scooter.
Ook in de werkplaats wordt de app gebruikt voor het vastleggen van alle verrichte werkzaamheden. Per voertuig wordt exact bijgehouden welke handelingen zijn uitgevoerd, welke onderdelen zijn gebruikt, en welke kosten hieruit voortvloeien. Deze gegevens worden automatisch doorgezet naar het dashboard, waar ze gekoppeld worden aan de juiste factuur en klant.
Door deze app heeft Emkes Lease nu volledige grip op het servicetraject: van melding tot afhandeling en facturatie — alles in één stroom, volledig digitaal.
