Voorraad tellen met RFID: inventariseren in minuten, niet dagen

Voorraad tellen is in veel magazijnen nog steeds een klus voor een vrijdagmiddag of een heel weekend: lijsten printen, stellingen aflopen, aantallen noteren en daarna alles overtypen. Het kost dagen en na afloop vertrouwt niemand de cijfers helemaal. Inventariseren met RFID verandert dat. Je loopt met een handheld door het gangpad en de reader leest alles wat binnen bereik is in één keer.

In deze gids lees je hoe een RFID-inventarisatie in de praktijk werkt, wat je nodig hebt, waar het mis kan gaan en hoe je de verschillen netjes in je ERP krijgt. Tellen is daarbij één onderdeel van RFID-voorraadbeheer: als de telling klopt, kun je ook bestellen, aanvullen en uitleveren op cijfers die je vertrouwt. Ik schrijf het vanuit wat we bij klanten op de werkvloer zien, niet vanuit de folder van een hardwareleverancier.

Waarom voorraad tellen met de hand traag en foutgevoelig is

Handmatig tellen heeft drie problemen. Het is traag, omdat iemand elk artikel moet zien, aanraken of scannen. Het is foutgevoelig, omdat mensen zich vertellen, een regel overslaan of een doos dubbel tellen. En het is een momentopname: een dag na de telling klopt de voorraad alweer minder goed.

Ook barcodes lossen dat maar half op. Een barcodescanner is nauwkeuriger dan pen en papier, maar je scant nog steeds één code tegelijk en je hebt zichtlijn nodig. Dozen moeten open en het label moet leesbaar zijn. Het verschil tussen beide technieken leggen we uitgebreid uit in van barcode naar RFID: waarom overstappen.

Het gevolg is dat bedrijven zo weinig mogelijk tellen. Eén keer per jaar, omdat het moet voor de jaarafsluiting. Tussendoor groeien de verschillen tussen systeem en schap, met misgrijpen, spoedbestellingen en te veel veiligheidsvoorraad als resultaat.

Zo werkt tellen met een RFID-handheld

Bij een RFID-inventarisatie heeft elk artikel, elke doos of elke drager een RFID-label met een unieke code. Een medewerker loopt met een handheld reader langs de stellingen. De reader zendt radiosignalen uit en elk label binnen bereik antwoordt met zijn code. Dat gaat zo snel dat je in één beweging een hele stellingsectie leest.

Wat dit in de praktijk betekent:

• Gangpad aflopen in plaats van artikel voor artikel. Je loopt in een normaal tempo langs de locaties en de handheld leest alles wat binnen bereik is.
• Geen zichtlijn nodig. Labels in gesloten dozen, achter andere producten of op een hoge stellingplank worden ook gelezen.
• Ontdubbelen. Een label dat de reader tien keer ziet, telt als één artikel. Software zoals STOCKflow filtert die herhaalde lezingen automatisch weg.
• Direct verschillen per locatie. Na het aflopen zie je per locatie wat het systeem verwacht en wat er echt ligt: klopt, ontbreekt of extra.

Dit heet ook wel mobiele inventarisatie: de telling gaat naar de voorraad toe in plaats van andersom. Een gangpad dat met de hand een ochtend kost, loop je met RFID in een paar minuten af. Hoeveel tijd je precies wint, hangt af van het aantal artikelen, de labelkeuze en de inrichting van je magazijn.

Van jaarinventarisatie naar cyclustelling

Omdat tellen met RFID zo weinig tijd kost, kun je anders gaan tellen. In plaats van één grote jaarinventarisatie tel je vaker en kleiner. Dat heet cyclustelling: elke dag of elke week een deel van het magazijn, zodat je in een vaste cyclus alle locaties langs bent geweest.

De voordelen van cyclustelling met RFID:

• De operatie hoeft niet stil, een telling past tussen de orderpicks door.
• Verschillen vind je binnen dagen in plaats van maanden, dus de oorzaak is nog te achterhalen.
• Snellopers en dure artikelen tel je vaker dan langzame artikelen.
• De voorraadcontrole wordt een korte dagelijkse routine, geen project.

Houd je voor de accountant een formele jaartelling aan, dan bevestig je daarmee vooral wat je al wist.

Wat je nodig hebt voor RFID-inventarisatie

Een werkende RFID-inventarisatie bestaat uit drie onderdelen. Ze moeten op elkaar afgestemd zijn, anders krijg je mooie leesresultaten die nergens landen.

De eerste keuze is wat je labelt. Labelen per artikel geeft de meeste informatie, maar kost meer labels en meer werk bij ontvangst. Labelen per doos of per drager is goedkoper en vaak genoeg als je in vaste verpakkingseenheden werkt. Die keuze hangt af van hoe je voorraad beweegt.

Het derde onderdeel wordt vaak onderschat. STOCKflow koppelt elke tag aan een artikel, doos of drager, zet de beweging klaar en boekt die in je ERP. Zonder die laag heb je een lijst met codes, geen voorraadcijfer.

De valkuilen bij inventariseren met RFID

RFID is geen toverstaf. De techniek is betrouwbaar, maar alleen als je rekening houdt met de natuurkunde en met de inrichting van je magazijn. Dit zijn de punten waar wij in projecten het vaakst tijd in steken.

Metaal en vloeistof

Radiogolven kaatsen terug op metaal en worden geabsorbeerd door vloeistof. Een standaard label op een metalen onderdeel of een fles leest slecht of helemaal niet. Voor metalen producten gebruik je on-metal RFID-labels, voor vloeistoffen kies je een andere plek of een ander type label. Test dat altijd op je eigen producten.

Tags van naastgelegen locaties

Een handheld leest niet precies tot de rand van een stellingvak. Sta je voor locatie A, dan kan de reader ook labels van locatie B of van de stelling aan de overkant oppikken. Daar moeten je werkwijze en software rekening mee houden.

Leesbereik instellen

Meer bereik is niet altijd beter. Bij een grote telling van een hele hal wil je ver lezen, bij het tellen van één stellingvak juist kort. Een goede handheld laat je het zendvermogen per taak instellen, zodat je leest wat je wilt lezen en niet meer.

Locatie bepalen

RFID vertelt je dat een label in de buurt is, niet exact op welke plank. Om per locatie te tellen heb je een methode nodig: locatielabels die je eerst scant, een vaste looproute per gangpad of software die de sterkte van het signaal gebruikt. Bepaal dit vooraf, anders klopt je totaal wel maar je locatieoverzicht niet.

Voorraadverschillen verwerken in het ERP

Een telling is pas klaar als de verschillen verwerkt zijn. Daar gaat het bij veel inventarisaties mis: de telling is snel, maar daarna gaat iemand alsnog regels overtypen.

Met een koppeling verloopt dat anders. De software vergelijkt de getelde voorraad met de voorraad in je ERP en toont per locatie wat afwijkt. Een verantwoordelijke beoordeelt de verschillen, laat zo nodig een locatie opnieuw tellen en keurt goed. Daarna boekt de software de correcties in het ERP, met een reden en een tijdstempel.

Houd daarbij twee regels aan. Boek nooit blind alles door: een groot verschil op één locatie is vaak een verkeerd weggezette pallet, geen verlies. En leg vast waarom een correctie gedaan is, zodat je patronen ziet. Komen dezelfde artikelen steeds terug, dan zit het probleem in het proces, niet in de telling.

Praktijk: Basiq Dental

Een goed voorbeeld van RFID-tellen buiten het klassieke magazijn is Basiq Dental, een groothandel in medische verbruiksartikelen uit Oisterwijk. Met Basiq Flow, een SaaS-oplossing, telt een tandartspraktijk in één scanmoment met een RFID-handheld de voorraad. De bestelling staat daarna klaar.

Meer dan 300 tandartspraktijken in Europa werken ermee. Het laat zien dat RFID-inventarisatie niet alleen iets is voor grote distributiecentra.

Stappenplan: zo begin je met RFID-tellen

1. Bepaal het doel. Wil je sneller tellen, vaker tellen, minder verschillen of minder stilstand? Dat bepaalt de rest.
2. Kies wat je labelt. Per artikel, per doos of per drager, en welke artikelgroepen eerst.
3. Test labels en hardware op je eigen producten. In je eigen magazijn, met je eigen stellingen. Vooral bij metaal en vloeistof.
4. Leg de werkwijze vast. Looproute, leesbereik per taak en hoe je de locatie bepaalt.
5. Koppel aan je ERP. Spreek af wie verschillen beoordeelt en hoe ze geboekt worden.
6. Start met een pilot. Eén zone of één artikelgroep, met vooraf afgesproken wanneer de pilot geslaagd is.
7. Schaal op naar cyclustelling. Breid uit per zone en vervang de grote jaartelling door een vaste cyclus.

Wanneer RFID-tellen wel en niet loont

RFID-tellen loont vooral als je veel artikelen of dozen hebt, als tellen nu veel uren of stilstand kost, als voorraadverschillen geld kosten (misgrijpen, spoedbestellingen, afboekingen) of als je artikelen in dozen en hoge stellingen liggen waar je met een barcode slecht bij kunt.

Het loont minder als je weinig artikelen hebt die je in een uur met de hand telt, als je producten bijna allemaal van metaal of vloeistof zijn en je geen budget hebt voor speciale labels, of als labelen bij ontvangst niet in je proces past. Twijfel je, test het dan op je eigen producten.

Veelgestelde vragen

Hoe snel is een RFID-inventarisatie vergeleken met handmatig tellen?

Met een RFID-handheld loop je een gangpad af in normaal tempo en leest de reader alles binnen bereik in één keer. Waar handmatig tellen artikel voor artikel gaat, tel je met RFID een stellingsectie in seconden. Hoeveel tijd je precies wint, hangt af van het aantal artikelen, de labels en de inrichting van je magazijn.

Leest een RFID-handheld ook artikelen in gesloten dozen?

Ja, RFID heeft geen zichtlijn nodig. Labels in gesloten dozen of achter andere producten worden ook gelezen. Let wel op metaal en vloeistof: die verstoren het signaal en vragen om een ander type label of een andere plek op het product.

Wat is het verschil tussen een jaarinventarisatie en cyclustelling?

Bij een jaarinventarisatie tel je het hele magazijn in één keer, meestal met stilstand. Bij cyclustelling tel je vaker en kleiner, bijvoorbeeld elke dag een zone, zodat je in een vaste cyclus alle locaties langsgaat. Met RFID kost dat zo weinig tijd dat cyclustelling een dagelijkse routine wordt.

Hoe komen de getelde aantallen in mijn ERP?

De RFID-software vergelijkt de telling met de voorraad in je ERP en toont per locatie de verschillen. Na beoordeling boekt de software de correcties in het ERP. Met STOCKflow werkt dit via een koppeling met onder meer Odoo, Business Central en SAP.

Volgende stap

Wil je weten of RFID voorraad tellen past bij jouw magazijn en welke opstelling je nodig hebt? Doe de RFID-check: 12 klikvragen en je krijgt direct een RFID-profiel met advies. Liever meteen sparren over jouw situatie, plan dan een gratis adviesgesprek van 30 minuten.